Qics helpt Van Gogh Museum met data

van-gogh-museum-logo.jpg2015 was een bijzonder jaar voor het Van Gogh Museum in Amsterdam. Het was precies 125 jaar geleden dat de beroemde Nederlandse kunstenaar Vincent van Gogh overleed. In het najaar werd tevens de gloednieuwe glazen entree aan het Museumplein geopend. Ook achter de schermen vond een grote verandering plaats, al ging die iets geruislozer voorbij, namelijk de bouw en inrichting van een nieuw datawarehouse met medewerking van Qics. “Dit is van groot belang voor onze organisatie”, zegt Frans de Haas, Medewerker Kwaliteit en Business Control.

Jaarlijks komen honderdduizenden mensen van over de hele wereld af op de grootste collectie werken van Van Gogh. Vorig jaar ging het zelfs om een recordaantal van 1,9 miljoen bezoekers. Het succes gaat soms gepaard met grote drukte. In het museum geldt om veiligheidsredenen een bezoekerslimiet. Vooral in het hoogseizoen is dat soms een uitdaging. Frans: “Bij de oude entree aan de Paulus Potterstraat stond soms een rij tot aan het Museumplein. De meeste bezoekers hebben de neiging om tussen 11 en 13 uur te komen.”

Bezoekersaantallen Van Gogh.JPG

Om de grote bezoekersaantallen beter op te vangen, stapte het museum een paar jaar geleden over op een nieuw verkoopsysteem. Wie niet in de rij wil staan, kan online een zogenaamd ‘timed ticket’ kopen. Daarmee boekt een bezoeker een ticket voor een specifieke dag op een specifiek tijdstip. En dat heeft zo zijn voordelen. “Iemand ziet nu bijvoorbeeld online dat er tijdens piekuren geen tickets meer beschikbaar zijn, maar dat er wel nog veel kaartjes voor na 14 uur zijn. Op die manier kunnen wij de bezoekers veel beter over de dag spreiden. Ook verkopen we wellicht meer tickets, omdat de rij korter is en de bezoeker niet afhaakt. Voor de bezoeker is het ook goed nieuws: ze hoeven minder lang te wachten en het is rustiger in het museum”, aldus Frans.

Qics

Als Medewerker Kwaliteit en Business Control is het zijn taak om data uit het verkoopsysteem te verzamelen en verspreiden. Dagelijks voorziet Frans zijn collega’s van geautomatiseerde dashboards en rapportages met gegevens over de bezoekers. Maar dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan. “Het gaat om een gigantische database aan informatie. We hebben het over 11 miljoen records. Dat is niet meer met een gewoon DBMS te benaderen

Het museum klopte vorig jaar om die reden bij Qics aan om een passende oplossing te vinden. Samen is er gewerkt aan een constructie van een datawarehouse met een set aan zogeheten OLAP-kubussen. Dat zijn verzamelingen van gegevens die zo zijn opgeslagen dat ze eenvoudig beheerd en geanalyseerd kunnen worden. Frans: “Deze OLAP-kubussen maken contact met MS Reporting Services en Excel en daarmee worden bezoekers-afzetkanalen-VOOR.pngdashboards met stuurinformatie ontwikkeld. Het is niet alleen makkelijker geworden, maar ook veel sneller. De kubussen doen namelijk al het rekenwerk. Ik zorg er voor dat deze processen ‘s nachts lopen, zodat de rapportages de volgende ochtend bij het eerste kopje koffie in de mail zitten.”

Volgens Frans zijn de dashboards en weekverslagen die hij maakt van strategische waarde voor de organisatie. “Naast bezoekersaantallen, versturen wij bijvoorbeeld ook dashboards over de verkoopkanalen en de stand van baten, lasten en budgetten. Die informatie heeft bijgedragen aan het financiële bewustzijn. Het is aan ons om informatie begrijpelijk te presenteren, met als doel de medewerkers te ondersteunen in hun werk. Deze rapportage is een gecompliceerd onderdeel van de informatiestroom en de OLAP-kubussen helpen mij daarbij, maar uiteindelijk gaat het erom dat de organisatie reageert op die informatie. En dat gebeurt zeker.”

  • 31-03-2016