BDO Dutch Caribbean: beter inzicht door QicsAnalytics

BDO is een middelgrote speler op de accountants- en adviesmarkt in Curaçao, Bonaire, St. Maarten en Aruba. De organisatie richt zich als financieel dienstverlener op het MKB en heeft grote expertise op het gebied van familiebedrijven. Maar ook grote ondernemingen, non-profit en overheidsinstellingen worden door BDO bediend. In 2006 heeft Qics, samen met Exact Antillen, de urenadministratie gestructureerd.

Bij BDO Dutch Caribbean werken, verdeeld over 4 divisies, 40-50 personen en alle vestigingen hebben hun eigen financiële administratie. Om op een snelle en eenvoudige manier geconsolideerde managementrapportages te kunnen maken over de verschillende financiële administraties heen, maakt BDO sinds de zomer van 2012 gebruik van QicsAnalytics.

“1,5 jaar geleden hebben we besloten met QicsAnalystics te gaan werken. Het samenvoegen van de data van de verschillende divisies was zo arbeidsintensief, dat hier een oplossing voor gevonden moest worden.” vertelt Egbert Vos, Financial Controller bij BDO Dutch Caribbean.

"We werkten al met QicsTime en zijn zeer tevreden over de functionaliteiten. Dat is de reden dat we voor QicsAnalytics hebben gekozen.”

Gerd Glaudemans, Managing Partner en International Liaison Partner van BDO Dutch Caribbean, was betrokken bij het selectietraject. “We hadden het gevoel dat we onvoldoende managementrapportages hadden. De rapportages die we gebruikten, kosten ontzettend veel tijd en we waren onzeker over de kwaliteit van de rapportages, omdat deze allemaal handmatig tot stand kwamen” stelt Glaudemans. “We werkten al met QicsTime en zijn zeer tevreden over de functionaliteiten. Dat is de reden dat we voor QicsAnalytics hebben gekozen.” Egbert Vos geeft nog aan dat een andere reden voor de keuze voor QicsAnalytics is, dat BDO goede ervaringen heeft met Qics als het gaat om ondersteuning en het oplossen van problemen.

“We kunnen op day-to-day basis monitoren. Voorheen deden we dit maandelijks en in sommige maanden zelfs helemaal niet. Nu gaat het vanzelf!”

Als Financial Controller heeft Egbert Vos veel te maken met de rapportages en analyses uit QicsAnalytics. Alle administraties van het kantoor, het beheer van alle banken, payroll, facturatie, betalingen en crediteuren vallen onder zijn verantwoordelijkheid. “De gemaakte rapporten (Hoe gaat het met winst en verlies van alle divisies? Hoe loopt het met de facturatie? Liggen de kosten nog in lijn?) worden dagelijks bekeken. Hierop kunnen we op day-to-day basis monitoren. Voorheen deden we dit maandelijks en in sommige maanden zelfs helemaal niet. Nu gaat het vanzelf!”

“Het mooie van QicsAnalytics is dat, wanneer een rapportage eenmaal gebouwd is, je er met één druk op de knop up-to-date informatie uithaalt. Voordat we met QicsAnalytics werkten, was het veel spreadsheetwerk, samenvoegen, knippen en plakken en de volgende dag als er onderhandenwerk boekingen gedaan waren, was het al niet meer up-to-date. We hebben nu veel beter inzicht gekregen in hoe het ervoor staat.”

“We hebben veel meer relevante management rapportages, het kost veel minder tijd deze tot stand te brengen en we kunnen zeker zijn dat de gegevens betrouwbaar zijn.”

Gerd Glaudemans maakt zelf niet veel gebruik van QicsAnalytics, al zou hij dat wel graag willen. Hij ziet de managementrapportages maandelijks, wanneer deze in het Magement Team besproken worden. “Ik heb de overtuiging dat QicsAnalytics ons verder heeft geholpen en dat het ons nog veel verder kan helpen. We hebben veel meer relevante management rapportages, het kost veel minder tijd deze tot stand te brengen en we kunnen zeker zijn dat de gegevens betrouwbaar zijn.”

“De implementatie is in 2011 gestart en verliep helemaal volgens plan. Na het vertrek van de Qics medewerkers bleek de datakwaliteit en daarmee de kwaliteit van de gepresenteerde informatie nog onvoldoende. Dat is de reden dat we pas in 2012 met QicsAnalytics van start zijn gegaan” aldus Vos. “Ik heb gemerkt dat de grote afstand soms lastig is. Op basis van mail en ‘op afstand inloggen’ kan Qics ons goed helpen. Toch merk ik dat iedere keer als er iemand van Qics bij ons is en je samen achter de pc zit, problemen goed en snel zijn opgelost. Daarbij leer ik er ook ontzettend veel van.”

Egbert Vos geeft aan dat de grootste winst voor BDO Dutch Caribbean te behalen is in het efficiënt werken met bestaande software. “Op dit moment werken we met QicsTime, Exact Globe Next, Exact Synergy (in 2006 geïmplementeerd door Exact Antillen en Qics) en QicsAnalytics. We merken dat er in de organisatie af en toe kennis ontbreekt om efficiënt van de software gebruik te kunnen maken.”

Gerd Glaudemans geeft nog aan dat ook BDO Dutch Caribbean in het huidige economische klimaat meer efficiënt moet gaan werken en zo proberen te besparen op overheadkosten. Automatisering speelt hierbij een grote rol. “We moeten de verhouding van de investeringen in software en de besparing die het oplevert goed in de gaten houden. Op dit moment heb ik het gevoel dat QicsAnalytics ons echt iets brengt, maar ik weet ook dat er nu nog te weinig gebruik wordt gemaakt van alle functionaliteiten van QicsAnalytics. Daar valt nog veel winst te behalen!”

  • 31-08-2015

Iets voor u?

Bekijk wat QicsAnalytics voor uw organisatie kan betekenen.
AFSPREKEN   

Op de hoogte blijven?

Meld u nu aan voor onze nieuwsbrief.
Aanmelden