Alfa rapporteert in een fractie van de tijd met BAS

Alfa Accountants is een accountantskantoor met verschillende diensten onder één dak. Met meer dan 800 specialisten in accountancy en bedrijfsadvies, op 28 vestigingen, behoort Alfa tot één van de grootste accountantskantoren van Nederland.

Traditioneel komt Alfa uit de agrarische sector. Niet zo vreemd dus dat een groot deel van de klanten ook uit deze sector komt. Voor deze klanten heeft Alfa door Qics een nieuw Bedrijfs Analyse Systeem (BAS) laten bouwen. Wij spraken Fou-Khan Tsang, voorzitter van de Raad van Bestuur, en Johan van de Kuilen, Programma Manager voor BAS.

Behoefte aan een nieuw systeem

Johan vertelt dat het oorspronkelijke BAS steeds groter en complexer werd. “Het systeem groeide mee met onze wensen en werd op den duur steeds trager. We zaten vast, terwijl de markt steeds meer vragen begon te stellen. Tijd voor een nieuw systeem dus.”

“We hebben uit drie partijen voor Qics gekozen omdat de systematiek en visie van Qics ons erg aansprak. Daarnaast is QicsAnalytics een volwassen product, dat goed bij onze wens past” aldus Fou-Khan.

Wat is BAS?

BAS bestaat uit 3 onderdelen:

  1. Het hart van BAS wordt gevormd door een datawarehouse waarin alle relevante informatie op een consistente en eenvoudige manier is opgeslagen. Het opzetten van het datawarehouse is gedaan met behulp van QicsAnalytics. QicsAnalytics is een set van tools die het mogelijk maakt om gegevens ‘near real time’ door te zetten naar een datawarehouse en deze om te zetten naar informatie. Daarnaast bevat QicsAnalytics tools om de kwaliteit van de data te monitoren en geconstateerde fouten te rapporteren.
  2. Aan de achterkant bevinden zich de gegevensbronnen. Het datawarehouse wordt gevoed vanuit de financiële systemen die Alfa gebruikt en vanuit bronnen uit de agrarische sector, zoals RAS web, het RVO (Rijksdienst voor ondernemend Nederland) en gegevens van bijvoorbeeld de melkfabriek. Daarnaast heeft Qics een invoerapplicatie ontwikkeld, Bas Invoer (web based). BAS invoer maakt het mogelijk om handmatig gegevens toe te voegen aan BAS. BAS Invoer is gemaakt in een web interface, waardoor in de toekomst een klant zelf haar data kan aanvullen.
  3. Aan de voorkant bevinden zich rapportages die informatie vanuit het datawarehouse presenteren. Alfa gebruikt hiervoor o.a. VisionPlanner, maar in de toekomst zal ook hier een webapplicatie voor gebruikt gaan worden.


“In de oude situatie zaten deze 3 onderdelen allemaal in één systeem. Nu hebben we de 3 onderdelen gesplitst. Dat is dat veel beheersbaarder, flexibeler en sneller” vertelt Johan.Sfeerafbeeling-Alfa-rapport.png

Op basis van de gegevens in BAS kan Alfa bedrijfskundige analyses uitvoeren. Klanten ontvangen de rapportages die hieruit voortvloeien. Sommige klanten krijgen jaarlijks rapportages, terwijl anderen behoefte hebben aan frequentere rapportages. De insteek van BAS is om te kunnen rapporteren op maandbasis.

Fou-Khan: ”Een boer gebruikt de rapportages uit BAS om analyses te doen. Dat gaat veel verder dan alleen financiële cijfers. BAS geeft ook ‘technische’ informatie zoals ‘hoeveel eet een koe, hoeveel melk geeft zij en hoeveel ‘afval’ wordt er geproduceerd. Door deze gegevens te vergelijken met financiële kengetallen, ontstaat er een managementrapportage voor de boer en krijgt hij inzicht in hoe hij boert.”

Eén keer per jaar maakt Alfa, met de gegevens uit BAS, een brancherapport ‘Cijfers die spreken’. In dit rapport beschrijft Alfa de trends in de agrarische sector. “Een paar jaar geleden hebben we voor het eerst onderzocht of er een significant verschil zat tussen boeren die wel of niet met een melkrobot werken. Dat was een opzienbarend onderzoek en partijen over de hele wereld toonden hier interesse in.” aldus Fou-Khan.

De implementatie

Johan: “Wij hebben Qics een Proof of Concept (POC) laten uitvoeren. Uit deze POC werd duidelijk dat ons probleem heel goed met QicsAnalytics kon worden opgelost. Voor het datawarehouse hadden we besloten om vooraf niet precies te beschrijven hoe het moest gaan werken. Hierdoor konden we gaandeweg bepalen wat we precies wilden. Binnen 10 maanden hadden we een goed werkend systeem, in plaats van alleen een systeembeschrijving. We zijn erg tevreden over de samenwerking met Qics.“

Johan was voor de start van het project wat sceptisch. Een softwarebouwer weet immers niets van boeren. Naar mate het project vorderde, kreeg hij er een steeds beter gevoel bij. “De Qics programmeurs kijken nu met hele andere ogen naar een weiland met koeien” aldus Johan.

De time to market is de grootste winst die we konden maken!

Voordelen

“Het maken van analyses werkt in het nieuwe BAS veel prettiger en efficiënter dan voorheen. Je kunt gegevens altijd herleiden naar de bron en we kunnen allerlei statistieken op de gegevens loslaten. Ook is het mogelijk om geautomatiseerde controles in te bouwen.”

Sfeerafbeeling-Alfa3.png“De time to market is de grootste winst die we konden maken. Hiervoor duurde alleen het inlezen van een bron al 10 minuten. Dan is er feitelijk nog niets gedaan. Nu heb je binnen die tijd een heel rapport” aldus Johan. Fou-Khan vult aan: “De tijd waarin je kunt rapporteren is nu een fractie van wat het was. Daardoor hebben we commercieel een hele slag kunnen maken.”

“Daarnaast is flexibiliteit een grote winst. Het vorige systeem was star, daar kon je verder niets mee. Nu kunnen we eenvoudig aanpassingen maken in rapportages en nieuwe wensen toepassen. Dat maakt het systeem uniek."

We kunnen nu snel aanpassingen maken in rapportages en nieuwe wensen toepassen. Dat maakt het systeem uniek.

“Het datawarehouse is gekoppeld met VisionPlanner, een pakket geënt op financiële verslaglegging. Door deze koppeling kunnen we vanuit de bedrijfskunde met een financiële methodiek rapporteren, denk hierbij bijvoorbeeld aan prognoses. In het MKB is dit standaard, maar in de agrarische sector nog heel nieuw.” stelt Fou-Khan. “Het komt ook op het juiste moment. Op 1 april 2015 is het melkquotum afgeschaft. Dit quotum had een voordeel en een nadeel: een boer met een quotum wist hoeveel hij kon afzetten. In de nieuwe situatie moeten boeren steeds meer denken als commerciële bedrijven. Rapportages zijn hierbij heel belangrijk.”

Toekomst

Fou-Khan: “We zitten nu nog in de eerste fase waarbij wij rapportages, als PDF of op papier, voor de klant uit het systeem halen. In de toekomst willen we de stap kunnen maken naar online reporting. Klanten kunnen dan zelf data toevoegen en analyses maken. Het doel is dat een boer zelf aan de knoppen kan draaien en kan zien wat het effect van een beslissing is op de korte- en lange termijn. Op dit moment richten we ons op het optimaliseren van de gegevens in BAS.”

“BAS is primair gericht op de melkveesector, maar de agrarische markt is veel groter dan dat. We gebruiken BAS ook voor de andere sectoren binnen de agrarische markt, zoals bijvoorbeeld de varkens- of pluimveesector.”

Johan: “Misschien ontstaat er wel een nieuwe bron die we op het datawarehouse willen aansluiten. De markt is immers volop in beweging. We zullen daar mee bezig blijven.”

De promotiefilm van Alfa over BAS

  • 01-09-2015