Wegwijs in de wereld van de rapportage tooling

Om beslissingen te kunnen nemen is het voor elk bedrijf van belang de juiste informatie te hebben. In de loop van de tijd worden er veel data vastgelegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan financiële-, klant- of personeelsgegevens. Om goed onderbouwde beslissingen te kunnen nemen, is het van belang dat deze beschikbare data worden omgezet in ‘Informatie’. Er zijn tegenwoordig veel verschillende rapportage- en dashboard tools die in deze behoefte proberen te voorzien.

Tussen de jaren 2008 en 2010 zijn veel leveranciers van Business Intelligence tools overgenomen. De grote softwareleveranciers zoals Microsoft, IBM, Oracle en SAP, hebben toen een BI tool aan hun portfolio toegevoegd. Zo heeft Microsoft Proclarity over genomen, is Cognos naar IBM gegaan, Hyperion naar Oracle en is Business Objects overgenomen door SAP. Naast deze “grote” BI tool leveranciers, is er nog een groot aantal verschillende kleinere (niche) spelers die allemaal onderscheidend willen zijn. Dit zijn leveranciers die zich vooral richten op cloud-, mobile- of in-memory BI. Deze grote diversiteit aan leveranciers betekent voor de consument een grote keuze aan verschillende leveranciers. De keuze voor een tool is dan ook niet eenvoudig en wordt soms ook nog beïnvloed door persoonlijke voorkeuren. Op basis van de volgende selectiecriteria kan een eerste schifting worden gemaakt:

  • Usability (Gebruikersgemak) en features; Hierbij wordt gevraagd welke opties van belang zijn voor de organisatie. Iedere tool heeft wel specifieke (onderscheidende) functionaliteiten. Bepaal dus eerst welke functionaliteiten van belang zijn (de Must Haves) en welke van minder belang zijn (Should, Would en Could Haves).
  • Visualisatie; Hierbij kijkt u welke manier van visualisatie het meest aanspreekt. Hierbij geldt dat diverse tools verschillende wijzen van presentatie hebben.
  • Infrastructuur en Architectuur (Cloud, On-premise); U bepaalt welke tool het best aansluit op de aanwezige infrastructuur (alles in de cloud?) en architectuur.
  • Devices (Mobile, On-premise); U bedenkt op welke apparaten de informatie gepresenteerd moet worden. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan een website of aan mobile devices.
  • Beveiliging; Bekijk welke richtlijnen uw organisatie heeft ten aanzien van security en bekijk of deze worden ondersteund.
  • Prijs; Bepaal welk budget beschikbaar is. De verschillende tools verschillen veel in prijs. De duurdere tools hebben veelal meer functionaliteit, maar is dit wel noodzakelijk?
  • Leverancier: Wellicht werkt uw organisatie met voorkeursleveranciers en kan de voorkeursleverancier een BI tool leveren.

Als wij kijken naar de ontwikkelingen op de BI markt valt vooral de ontwikkeling van de in-memory BI tools op. Wat is in-memory BI eigenlijk? Bij in-memory BI worden de data vanuit de verschillende bronnen in het geheugen ingelezen en getransformeerd naar informatie. Omdat de data in het geheugen beschikbaar zijn, is het opvragen van deze data middels dashboards razendsnel. Deze tools lijken dan ook ideaal om snel een BI omgeving op te zetten.

Maar let op!!

Een BI tool is slechts het gereedschap dat wordt gebruikt voor rapportage en dashboarding. Ik noem het ook wel de kijkdoos waarmee je naar de informatie kijkt. Veelal wordt gedacht dat het bepalen van een BI tool de oplossing is voor uw informatiebehoefte. Dat is helaas niet het geval. Een database zet gegevens niet “zomaar” om in informatie. Daarvoor is het vaak noodzakelijk om een zogenaamd datawarehouse in te richten. Dit datawarehouse kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het opbouwen van historie, het integreren van verschillende bronnen (zoals bijvoorbeeld een financieel systeem en een CRM systeem) en consolidatie.

Kortom het kiezen van een geschikte BI tool is een ingewikkeld proces. De buitenkant alleen is niet bepalend voor het succes, juist de binnenkant is van groot belang. Bepaal dus goed aan welke criteria de BI tool bij uw organisatie moet voldoen, voordat u tot aanschaf over gaat.

Plaats een reactie

 *
 *
 *
 *